Élcio Mário Pinto: ‘O MUNDO E AS REUNIÕES’

Em tom de brincadeira, alguém diz que o mundo acabará em reuniões. E aí, a máxima: “Reunião para preparar reunião, tudo é reunião!”. Para aqueles que não suportam qualquer tipo de reunião, este pensamento carrega consigo muita revolta e total aversão. Afinal, perguntam: – Para quê, tantas reuniões?

Partindo do prefixo “re”, da língua latina, que significa “novo” mas, não de novo o mesmo e, acrescentando o sufixo “união”, podemos concluir pela definição de que “reunião” significa unir com novidade(s), unir o novo, o atualizado, em nossa linguagem cibernética. Por esta compreensão, é possível que se tenha na reunião nada de novo unido. Talvez seja isto o que desagrade tanto as pessoas resistentes às reuniões.

Se reunir é unir o novo e se união é ter sintonia e convergência das partes por objetivos comuns, então, as reuniões, apressadamente realizadas, ou aquelas despreparadas e sem objetividade de execução, não passam de “ajuntamento” forçado de pessoas que ali estão por não contarem com outra opção, por impossibilidade de livre arbítrio ou outra decisão que não seja a de obedecer a chefia.

Preparar reuniões é um desafio altamente exigente! O administrador e especialista em Gerenciamento de Projetos, AUGUSTO CAMPOS, orienta: “só realize reuniões relevantes”, com agendamento prévio, início, término e alguém responsável pelo tempo das falas. Não é bom envolver “figurões” em reuniões de rotina. O indicado é aproveitar dessas personalidades em momento próprio.

Uma reunião necessita de definição de objetivos e limite de conteúdos, todos preparados pela equipe, porque se assim não o for, o grupo se esvaziará no individualismo de quem tudo concentra e nada delega. É equilibrado que se pense no tempo de café como momento para as conversas próximas entre os presentes. Demonstrar segurança na distribuição de materiais e encerrar pouco antes do término previsto é demonstração de simpatia, até porque, a maioria ainda conversará a respeito do que foi tratado.

O Prof. MARINS, renomado palestrante de Sorocaba/SP, diz que reuniões “… agendadas para sexta-feira são um desastre. Todos só estarão pensando no final de semana. Tudo o que foi decidido, desaparecerá da cabeça das pessoas no sábado e domingo.” Isto prova que se as reuniões forem bem preparadas, com objetividade em conteúdos e tempo, até mesmo as pessoas mais resistentes serão tolerantes a elas.

Ocorre, das empresas privadas à administração pública, que as reuniões se multiplicam no desgastante tempo sem qualquer controle, conteúdos dispersos, cobranças e exigências que não se sustentam por falta de planejamento. Quem exige deve oferecer condições de trabalho. Quem fiscaliza não deve prometer o que não conseguirá fazê-lo. Quem realiza deve empenhar-se sem ter a figura do “feitor de escravos” às suas costas.

Se a validade da reunião está na execução do planejado, então, sua preparação é tão importante quanto a construção coletiva dos combinados. Contrapor-se à imposição é apontar alternativas pela participação convincente de envolvimento que represente o empenho da equipe e igual distribuição de glórias e sucessos nas mesmas medidas que insucessos e fracassos. E assim, não brincaremos mais dizendo que o mundo terá que esperar a reunião terminar para acabar.

ÉLCIO MÁRIO PINTO